Организация

  на делови срещи и

представителни форуми

1. Подготовка и организация на делова среща.

2. Уведомление на участниците.

3. Оформяне на документи и осигуряване на техническите 

средства.

4.

Изисквания към поведението на организаторите 
(държание, стил на ръководство и спазване на бизнес 
етикет).

5. Единство между език, жест и поза.

Деловите срещи и представителните форуми са такъв вид общуване, 

при   което   съответните   партньори   взаимно   се   разкриват  и   запознават, 
намират решения на проблеми, които представляват взаимен интерес за 
отделните   страни,   запознават   се   с   новости,   дискутират   различни 
въпроси, представят разработки и обменят идеи.

Известни са следните представителни форуми на делово общуване:



Оперативка.



Делова среща.



Събрание.



Конференция.



Симпозиум.



Конгрес.

Оперативка

  –   провежда   се   ежедневно,   ежеседмично   или   друг 

интервал от време. При нея се събират ръководните кадри във фирмата. 
Това   са   собственикът,   изпълнителният   директор,   мениджърът   на 
производството,   главният   технолог,   главният   счетоводител   и   други 

ръководни органи, като се изяснява програмата и основните задачи за 
работа през деня или седмицата.

Делова   среща

  –   провежда   се   между   представители   на   отделни 

организации   –   партньори.   Основната   цел   на   деловата   среща   е   да   се 
обменят   идеи   и   мисли   и   други   по   повод   на   бизнеса,   когато   желаният 
резултат партньорите не могат да достигнат по друг начин. Двете страни 
в   деловата   среща   трябва   да   достигнат   до   взаимно   съгласие   взаимно 
приемлив   резултат.   Предварително   се   изяснява   мястото   и   часът   на 
деловата среща.

Събрание

  –   това   е   среща,   на   която   се   канят   хора,   и   за   която   се 

резервират ресурси. Провеждат се като се събират хора с  различен опит 
и  специализация,   за   да   се   предложат   различни   мнения   и  идеи.   Всяко 
събрание избира председател, който ръководи събранието. Провежда се 
по предварително разработен ред и часови график, който трябва да се 
спазва.   Провежда   се   при   определен   кворум.   Събранието   завършва   с 
предложения, решения, за което се определят отговорници и срокове.

Конференция  

–   това   е   събрание   на   представители   на   държавни, 

обществени   организации   или   на   специалисти   от   една   област,   за 
обсъждане на определени въпроси. Видове конференции:



Регулярни конференции

 – като се назовава поредността им.



Нерегулярни конференции

 – нямат периодична повтаряемост.



Регионални конференции

 – те са в рамките на една държава.



Национални конференции

 – участниците са само от една държава.



Международни конференции

 – участват представители от различни 

страни.



Юбилейни конференции

 – по повод на годишнини.

Етапи за провеждане на конференцията:



Първи ден – включва задължителна тържествена част. Откриване с 
тържествено   слово,   прочитане   на   поздравителен   адрес   от 
ръководещият конференцията. 



Втори   ден   –   работен,   творчески.   Работи   се   в   секции   и   по-малки 
групи.   Води  се   диалог-след  всеки  доклад   и презентация   се  дава 
възможност за разисквания.



Трети ден – тържествен момент. Той обхваща закриване като се 
включват кратки изказвания (резюмета), благодарности и връчване 
на награди.

Симпозиум

  –   при   него   като   представителен   форум   се   извършва 

обмяна на академични идеи. Може да се провежда всяка година.

Конгрес

 – провежда се обикновено на определен период от време (5 

години).   Обобщава   дейността   като   задължително   се   изнася   отчетен 
доклад, обхващащ дейността на съответната институция, организация и 
т.н.   Приемат   се   решения   с   гласуване.   За   провеждането   също   е 
необходим кворум.

Всички представителни форуми се откриват с обръщение, съобщават 

се   целите   за   събранието,   съобщава   се   дневния   ред.   Всеки 
представителен   форум   има   водещ.   Обикновено   за   водещ   се   избират 
силни   личности.   Заседанията   трябва   да   протичат   делово   и 
целенасочено; от участниците се изисква активно изказване на мнения, 
предложения,   идеи   и   препоръки;   заседанията   се   провеждат   по 
предварително подготвен дневен ред и часови график.

1. Подготовка и организация на делова среща

Всяка   делова   среща   изисква   предварителна   подготовка   и 

организация. Тя се провежда по предварително разработен сценарий като 
се представя дневния ред, прави се списък с участниците, изготвяне и 
изпращане   на   покани,   осигуряване   на   материали   -       това   са:   папки, 
писалки, копия от разпечатки на презентации, осигуряване на зала с бяла 
дъска,   мултимедиен   проектор,   близост   до   офис   техника,   телефон, 
осигуряване   на   мебели,   създаващи   удобство   и   делова   атмосфера, 
настаняване   на   гостите,   подготовка   на   програма   с   посещение   на 
туристически   и   културни   обекти,   кетъринг,   осигуряване   на   чай,   кафе, 
безалкохолни напитки. Когато се провеждат конференции, симпозиум и 
конгрес   се   организират   брифинги   или   пресконференции.   Ако   деловата 
среща се осъществява между колеги не се изисква подготовка на баджо с 
имената,   длъжността   и   снимка,   но   ако   не   се   познават   тези   елементи 
задължително се изработват.  При подготовката на масата за хранене се 
поставят табели с фамилното и личното име и позицията, която лицето 
заема в съответната организация. 

Добре организираната подготовка на деловата среща гарантира до 

известна   степен   техния   благополучен   завършек.   От   гледна   точка   на 
участниците   е   важно   да   се   уважават   интересите   и   исканията   на